¿Sabías que un archivo muerto hace referencia a todas aquellas reservas de documentos empresariales de tu negocio? Archivos que esencialmente ya no forman una parte activa de tus operaciones; pero que sirven como respaldo o para consulta.

Lo primero que debes saber sobre el archivo muerto es que tú determinas la utilidad de cada documento; para esto, es necesario tomar en cuenta la relevancia del archivo y lo que representa para tu operación. Y por supuesto, establecer un periodo de tiempo determinado para la vida útil del mismo.

Por lo que si actualmente tienes pilas de documentos que no te están sirviendo de nada y que no quieres desechar, pero ocupan mucho espacio de tu oficina. Este blog es para ti:

Archivo muerto, ¿qué hacer con ello?

No cabe duda que estos archivos representan una carga administrativa para tu operación; dado que implica un proceso operativo en el que tus colaboradores deben encargarse de asegurar el orden y de mantener de manera organizada dicha documentación.

Por eso, como mencionamos al inicio de este blog, tú estableces los distintos parámetros de almacenamiento. Lo que sí, es que debes asegurarte de que estos documentos se encuentren guardados de manera segura; siempre y cuando estos representen alguna utilidad futura para la empresa.

De acuerdo a la clasificación que se implemente, es posible definir la importancia de cada archivo; se conservarán únicamente aquellos que sean necesarios o en su defecto, que presenten algún tipo de utilidad en el futuro. Para realizar esto, cada archivo muerto debe ser revisado y clasificado con extremo cuidado.

¿Cómo guardar tus archivos muertos?

A pesar de vivir en una era digital, los archivos muertos, en su mayoría son físicos. El reto es mantenerlos en formato físico y digital. Cada uno tiene sus propios métodos de guardado y almacenaje. Pero por ejemplo, para poder almacenarlo físicamente, debes tener en cuenta dos factores importantes: 

• Cómo serán empacados/guardados estos archivos.
• Cómo serán clasificados durante el proceso de guardado.

Para mantener tu archivo muerto físico, seguro y protegido de factores externos, debes seleccionar contenedores adecuados; ya sean cajas de plástico o de metal para almacenarlos. A su vez, debes hacer copias de cada archivo y estos deben estar debidamente identificados. Solamente así, al momento de necesitar alguno de los archivos, estos podrán ser ubicados de forma rápida y sencilla.

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¿Cuál es la mejor manera de clasificar un archivo muerto?

Está claro que una buena organización garantiza que para el momento en que algún documento sea necesario; este puede ser encontrado con mayor facilidad dentro del mar de documentos que conforman tu archivo muerto.

Si ya elegiste los contenedores adecuados y ya tienes las copias listas; el siguiente paso es seleccionar un espacio adecuado donde establecer el archivo. Para esto, debes tomar en cuenta que el espacio no dificulte, de ninguna manera, el desempeño de las tareas diarias dentro de la empresa.

Seguido de esto, debes establecer un sistema de clasificación. Puede ser por fechas, folio, nombres o el tema del archivo. También puedes determinar un orden alfabético, para facilitar la búsqueda.

 Importancia de la gestión de archivos muertos en tu empresa

La correcta administración dentro de tu empresa es una de las claves principales para manejar de manera eficiente tu negocio; para ello, los archivos en general, deben ser organizados de manera objetiva y cuidadosa.

Los archivos muertos no son simplemente un montón de papeles sin valor alguno; al contrario, representan una parte relativamente inactiva dentro de la documentación de tu empresa. Sin embargo, esto no significa que deba existir una desorganización con este tipo de archivos.

Gestionarlo de una manera segura y eficiente, significa que en caso de ocurrir alguna situación imprevista, (sea por el pago de un impuesto o alguna factura, sin importar el tiempo con el que fuese realizado, meses o años), tu empresa cuenta con un respaldo físico del comprobante de cualquier transacción, acuerdo o constancia que haya sido llevada a cabo en ese entonces.

Ser cuidadosos y prudentes con los archivos muertos de tu empresa; es lo más sensato, ya que dentro del mundo de los negocios, las eventualidades pueden aparecer en cualquier momento y pueden ser producto de algo que sucedió meses o años atrás.

Y con una organización adecuada, el archivo muerto, más allá de ser una carga o un montón de papeles sin valor; puede transformarse en el respaldo necesario que sustente de manera práctica, cualquier inconveniente que pueda existir en la empresa.

Digitalización de documentos, la solución al archivo muerto

En DIGIREY sabemos de la importancia que muchos documentos tienen dentro de las empresas y que deshacerse de ellos no es la opción, inclusive sean papeles de muchos años atrás. 

Por eso, tenemos la mejor opción para que los conserves sin necesidad de tenerlos físicamente, esto gracias a la Digitalización de Documentos y otros servicios administrados de impresión. 

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