Un archivo muerto hace referencia a todas aquellas reservas de documentos empresariales; archivos que esencialmente ya no forman una parte activa dentro de las operaciones de la organización o empresa.

La empresa es la encargada de determinar los periodos de tiempo de utilidad de cada documento; para esto, es necesario tomar en cuenta la importancia básica del archivo y lo que representa en la actualidad.

Así como es necesario establecer un periodo de tiempo determinado para la vida útil del archivo, otra manera para manejar el archivo muerto de la empresa es a través de la clasificación de la documentación del mismo.

Si estás interesado en saber que puedes hacer con estos documentos y papeles que no te son útiles en la actualidad, te invitamos a continuar leyendo.

Archivo muerto ¿Qué hacer con ello?

Este conjunto de archivos que no están siendo utilizados en la actualidad representan una carga administrativa para la empresa; dado que implica un proceso operativo de colaboradores que se encarguen de asegurar el orden y de mantener de manera organizada toda la documentación de la empresa.

Un archivo muerto representa aquello que, en sí, no tiene un uso fundamental dentro de la empresa; sin embargo, aún se encuentra dentro del sistema organizativo, lo que puede representar una carga dentro de la administración general.

Cada institución establece los distintos parámetros de almacenamiento; de tal forma, se asegura, que el archivo muerto se encuentre guardado de manera segura, mientras este representa alguna utilidad futura para la empresa.

De acuerdo a la clasificación que se implemente, es posible definir la importancia de cada archivo; se conservarán únicamente aquellos que sean necesarios o en su defecto, que presenten algún tipo de utilidad en el futuro. Para realizar esto, cada archivo muerto debe ser revisado y clasificado con extremo cuidado.

¿Cómo guardar tus archivos muertos?

A pesar de vivir en una era digital, los archivos muertos, en su mayoría, son físicos. Aunque se puede ejecutar la digitalización del documento, así como mantener el soporte físico; este representa la prueba fundamental ante la necesidad de obtener una constancia de la existencia del archivo.

Para poder hacer todo este proceso, debemos tener en cuenta distintos factores; bien sea como documento clasificado, debemos determinar cómo serán empacados estos archivos y cómo serán clasificados durante el proceso de guardado.

De igual forma, es necesario que seleccionemos contenedores adecuados; ya sean cajas de plástico o de metal. Es necesario estar seguro que el archivo muerto se encontrará protegido de factores externos.

A su vez, se deben hacer copias del archivo muerto, que representarán un respaldo de cada documento, en caso de ocurrir algún tipo de percance; la ubicación de cada contenedor, con los distintos documentos debe ser segura y debe estar debidamente identificada. De manera tal que, al momento de necesitar alguno de los archivos, estos pueden ser ubicados de forma rápida y sencilla.

¿Cómo ordenar tus archivos muertos?

Una buena organización garantiza que para el momento en que algún documento sea necesario; este puede ser encontrado con mayor facilidad dentro del mar de documentos que conforman el archivo muerto.

Principalmente, se debe seleccionar un espacio adecuado donde establecer el archivo; para esto, debemos tomar en cuenta que el espacio no dificulte, de ninguna manera, el desempeño de las tareas diarias dentro de la empresa.

Seguido de esto, debe establecerse un sistema de clasificación, en este caso, el sistema puede estar formado por una clasificación por fechas, nombres y el tema del archivo; (todo esto en orden alfabético, para facilitar la búsqueda).

Importancia de la gestión de archivos muertos en tu empresa

La correcta administración dentro de la empresa es una de las claves principales para manejar de manera eficiente tu negocio; para ello, los archivos en general, deben ser organizados de forma objetiva y cuidadosa.

Los archivos muertos no son simplemente un montón de papeles sin valor alguno; al contrario, representan una parte relativamente inactiva dentro de la documentación de tu empresa. Sin embargo, esto no significa que deba existir una desorganización con este tipo de archivos.

Gestionarlo de una manera segura y eficiente, significa que, en caso de ocurrir alguna situación imprevista; sea por el pago de un impuesto o alguna factura, sin importar el tiempo con el que fuese realizado, meses o años; la empresa cuenta con un respaldo físico del comprobante de cualquier transacción, acuerdo o constancia, que haya sido llevada a cabo en ese entonces.

Ser cuidadosos y prudentes con los archivos muertos de la empresa; es lo más sensato, ya que dentro del mundo de los negocios, las eventualidades pueden aparecer en cualquier momento y pueden ser producto de algo que sucedió meses o años atrás.

Con una organización adecuada, el archivo muerto, más allá de ser una carga o un montón de papeles sin valor, puede transformarse en el respaldo necesario que sustente de manera práctica, cualquier inconveniente que pueda existir en la empresa.