A medida que la empresa crece, el volumen de documentos en papel aumenta también y ese papeleo almacenado ocupa espacio y es difícil de administrar y la solución está en la era digital pero, ¿qué es la digitalización de documentos? Es la técnicas de convertir los documentos impresos en versión electrónica que se almacenan en un propio servidor o en la nube.

Esto te permite administrar documentos de manera más eficiente, sin perder documentos críticos, evitando así dañar la credibilidad de tu negocio. Aquí te contamos para qué sirve la digitalización de documentos, cómo digitalizar un documento, los documentos que pueden digitalizarse y las ventajas de la digitalización.

La digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el proceso de cambio de formato analógico a digital.

En el formato digital, la información se organiza en unidades discretas de datos (denominadas bits ) que pueden direccionarse por separado (normalmente en grupos de varios bits denominados bytes ). Estos son los datos binarios que pueden procesar las computadoras y muchos dispositivos con capacidad informática (como cámaras digitales y audífonos digitales ).

El texto y las imágenes se pueden digitalizar de manera similar: un escáner captura una imagen (que puede ser una imagen de texto) y la convierte en un archivo de imagen, como un mapa de bits.

La digitalización de audio y video utiliza uno de los muchos procesos de conversión de analógico a digital en el que una señal continuamente variable ( analógica ) se cambia, sin alterar su contenido esencial, en una señal multinivel (digital).

¿Para qué sirve la digitalización de documentos?

La digitalización de la información facilita su conservación, acceso y uso compartido. Por ejemplo, un documento histórico original solo puede ser accesible para las personas que visitan su ubicación física, pero si el contenido del documento está digitalizado, puede estar disponible para personas de todo el mundo.

La cantidad de documentación que debes tener a mano para mantener un buen sistema de mantenimiento de registros puede ser abrumadora. Para las empresas más grandes, el mantenimiento de registros a menudo implica instalaciones de almacenamiento externas dedicadas a la gestión de documentos.

Para las empresas más pequeñas, los registros en papel pueden abrumar rápidamente a las oficinas pequeñas. Por el contrario, cambiar de papel a un sistema de documentos digitales ahorra dinero y espacio de almacenamiento inmediatamente.

La digitalización de tu almacenamiento de documentos reduce inmediatamente los costes en todos los ámbitos. También facilita la búsqueda de documentos y estos pueden ser accesibles desde cualquier lugar por las personas autorizadas para ello.

Diferencia entre digitalizar y escanear

El escaneo y la digitalización de documentos a menudo se consideran lo mismo, pero contrariamente a la creencia popular, en realidad son dos procesos separados para convertir un documento en papel en una copia digital.

Hay una serie de diferencias, pero lo que realmente las distingue es su facilidad de uso: aunque ambos crean documentos digitales, solo la digitalización puede crear versiones editables.

El escaneo de documentos también se conoce como “imágenes de documentos”, y tal como suena, cuando se escanea un documento, se toma una imagen del documento y se convierte en un archivo digital.

Digitalizar documentos escaneados se basa en la conversión del escaneo mediante la implementación de herramientas adicionales durante el proceso para hacer que los nuevos archivos digitales sean manipulables en lugar de ser solo imágenes estáticas.

¿Cómo digitalizar un documento?

A la hora de digitalizar un documento, estos son los pasos que debes seguir:

·     Realiza una auditoría completa de los documentos impresos que tienes

·     Clasifica los documentos en categorías

·     Nombra tus archivos de manera consistente

·     Elige tu almacenamiento

·     Guarda el papel

La digitalizalización de documentos puede ser a formato word o a pdf.

¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?

Realmente no hay límite para los tipos de documentos que puedes digitalizar. Si estás comenzando desde cero para convertir todos tus documentos en papel a versiones electrónicas, es mejor priorizar los siguientes tipos de documentos:

Textos

Todos los documentos de texto, como informes, presupuestos, etc., que tengas en la empresa puedes pasarlos a formato digital.

Facturas

La digitalización de las facturas permite que la información soporte procesos automatizados. La digitalización de una factura desbloquea la información dentro de la factura.

Esta información se puede utilizar de muchas formas diferentes para respaldar cuentas por pagar, cuentas por cobrar y muchos usos de informes diferentes.

Pedidos

Los pedidos son esenciales para cualquier negocio porque cualquier uso indebido puede provocar retrasos operativos que podrían costar mucho dinero a la empresa. Con los pedidos digitales, evitarás problemas como la pérdida, daño o mal archivado del pedido. ¿No sería mucho más fácil para ti y tu equipo?

Contratos

Un recurso importante que deben proteger las empresas son sus contratos. Los contratos son documentos legalmente vinculantes que protegen tus activos y garantizan que se cumpla todo lo acordado con tus proveedores y clientes.

Seguros

La mayoría de las aseguradoras han reconocido desde hace mucho tiempo el cambio necesario hacia un futuro digital: contratar nuevas pólizas y administrar las existentes, comparar ofertas dentales, enviar facturas y reportar un accidente automovilístico; todo esto ahora se puede hacer en línea. Hay dos razones para esto: costes y clientes.

La digitalización con una tableta de digitalización ofrece otra forma de crear y editar datos espaciales, además de la mano alzada de digitalización en pantalla. Puede convertir entidades de casi cualquier mapa en papel en entidades digitales.

Formas de digitalizar documentos

Echemos un vistazo a algunas de las mejores formas de digitalizar documentos escritos.

Dispositivos Multifunción

Un dispositivo multifuncional (MFD) produce documentos digitalizados de buena calidad, pero requiere cierto esfuerzo de tu parte. Si ya tienes un dispositivo de este tipo, debes contar con un escáner integrado con el que puedas digitalizar documentos en papel. Con ellos podrás escanear un documento en una impresora.

Escáneres de escritorio

Esta es otra forma simple, pero tediosa, de digitalizar un documento en papel. Hay muchas variedades de escáneres de papel de escritorio disponibles, por lo que querrás elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

Algunas cosas a tener en cuenta son los tamaños de papel que el escáner puede manejar, la velocidad, si puede escanear tanto en color como en blanco y negro, opciones de resolución y capacidades de software.

Aplicaciones

Si tienes una cantidad muy pequeña de documentos en papel, una opción es simplemente escanearlos dentro de una aplicación de escaneo en tu teléfono inteligente o tableta.

DIGIREY, el proveedor de Digitalización de Documentos ideal

La digitalización de documentos puede ser una labor que requiera mucho tiempo y destinarlo a los colaboradores de la empresa representaría una baja en productividad pues ocuparían su tiempo en otras tareas.

Aquí es donde hacer uso de un proveedor de digitalización de documentos se convirte en la mejor opción. En DIGIREY te ayudamos a digitalizar e indexar todos tus documentos mediante procesos de flujo de trabajo y equipos especializados que garantizan que los documentos se digitalicen con precisión, eficiencia y la más alta calidad.

Ventajas de digitalizar la información

Estos son los cinco beneficios principales de digitalizar documentos online con software y sistemas de automatización de documentos.

1. Acceso

Acceder a su contenido fácilmente, desde cualquier lugar, se puede lograr con el software de automatización de documentos. Ya sea que estés de viaje usando tu dispositivo móvil o en casa trabajando sin conexión, recuperar los documentos digitales que necesitas para hacer el trabajo donde quiera que estés es posible con los sistemas de automatización de documentos.

2. Colaboración

Trabajar con equipos en diferentes ubicaciones, ya sea que estén en la misma oficina que tu o en una zona horaria diferente, es posible con los sistemas y software de automatización de documentos.

3. Reducir

La cantidad de tiempo, dinero y papel utilizados en la gestión de documentos impresos se reduce a medida que se implantan y utilizan con precisión sistemas automatizados. Como resultado de los sistemas de automatización de documentos, las empresas se beneficiarán de un menor rastro de papel, lo que reducirá los costes de impresión en toda la empresa.

4. Recuperación

La recuperación de documentos impresos puede llevar mucho tiempo, ya que puede llevar minutos, horas o incluso días localizar los documentos relevantes que necesitas para hacer tu trabajo. La automatización de documentos te permite recuperar todos tus documentos al instante y en un sistema seguro.

5. Tienda

Tener una ubicación centralizada para almacenar documentos electrónicos reduce la necesidad de archivadores físicos dentro de la oficina. Los documentos se almacenan y protegen de forma segura dentro del software de automatización de documentos, lo que te permite controlar el acceso al contenido según el perfil del usuario.

El acceso a documentos confidenciales se puede restringir a un número limitado de usuarios, independientemente del número total de usuarios que trabajen activamente dentro del sistema, lo que garantiza que las personas adecuadas tengan el acceso correcto a los documentos que necesitan.

Uno de los roles del proveedor de digitalización documental es desarrollar un plan sobre cómo estructurar el sistema de documentos de una organización, si deseas implementar este servicio, contáctanos y un agente te brindará más información al respecrto.s default text and start typing your own or paste your own from a different source.