Empresa de digitalización de documentos ¿A qué se dedica?

Actualmente muchas empresas se están planteando la digitalización de documentos pues durante años hemos trabajado acumulando papel y más papel, carpetas y archivadores de todo tipo, haciendo que la gestión documental de los datos menos accesible y más compleja.

En este artículo queremos hablarte de la importancia de la digitalización de documentos en una empresa, es decir, convertir documentos que están en papel a un formato digital más cómo de usar.

Si tienes muchos papeles en tu empresa y no sabes ya qué hacer con ellos, sigue leyendo.

Y probablemente te estés preguntando ¿Qué es la digitalización de documentos? Pues bien, es el proceso de convertir una gran cantidad de documentos de papel en archivos digitales, que podrás tener almacenados en un sistema de gestión documental.

Quizá tengas cientos de archivos con documentos diferentes, años y años de conocimiento y datos acumulados a lo largo de la trayectoria de tu empresa. Algunos serán útiles, y otros se han quedado obsoletos, aunque forman parte de tu historia y pueden aportarte valor y conocimiento si pudieras consultarlos, o incluso si te plantearas desarrollar en el futuro algún proyecto de análisis de datos o Big Data.

La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que la información que no es accesible no es útil, cuesta dinero, ocupa espacio y les está perjudicando lentamente en el día a día.

En este sentido, el riesgo de no digitalizar ha llegado a ser mayor que los inconvenientes de digitalizar.

Ventajas de contratar un proveedor de digitalización de documentos

Digitalizar los datos de tu empresa te permitirá:

·     Aumentar la productividad: el desorden y la documentación difícilmente accesible hace que los empleados inviertan mucho más tiempo del necesario analizando documentos.

·     Mejorar procesos internos: no puede haber mejora de los procesos cuando no hay una gestión documental eficaz.

·     Controlar mejor la trazabilidad de tus documentos: con los documentos físicos no puedes saber quién los ha tomado, modificado o destruido .

·     Consulta de información sencilla y en tiempo real

·     La posibilidad de automatizar tareas a partir de bases de datos bien estructuradas. El primer paso para la transformación digital es tener tus documentos en digital.

·     Promover una cultura empresarial de responsabilidad social corporativa que cuide el medio ambiente.

·     Reducción de costes en papel, tinta de impresora y material de oficina. En una empresa de tamaño mediano, ¡te sorprenderías si vieras las cifras de gasto anual!

En definitiva, no hay por qué seguir haciendo las cosas mal, cuando se pueden hacer bien. Cada paso que das para mejorar la forma en que organizas la información, tu empresa se vuelve más eficaz, más moderna y se adapta mejor a la realidad de hoy.

Y todos sabemos que la supervivencia de un negocio depende de su capacidad de adaptarse.

Digitalización de documentos y gestión documental: Diferencias

Es muy común que se confundan los conceptos entre digitalización y gestión de documentos, por lo que consideramos conveniente precisar las diferencias conceptuales entre ambas.

Digitalizar implica una acción expresa, transformar a un formato digital (o electrónico) la imagen y el contenido de un soporte analógico para su gestión, almacenamiento y/o difusión.

Gestión documental, es parte de la administración electrónica, no implica voluntad alguna de transformación sino de pura gestión de lo ya creado electrónicamente, de los documentos electrónicos.

¿Por qué es importante la digitalización de documentos?

Tu empresa pierde una gran cantidad de oportunidades debido a:

Pérdida de documentos

Imposibilidad de localizar documentos cuando hacen falta

Riesgo de que dicha información caiga en malas manos

Riesgo de que los datos se borren o deterioren, porque el papel y la tinta no son infinitos

Procesos de trabajo complejos.

Mala organización u organización desestructurada de los documentos.

En ocasiones no somos muy conscientes de esta problemática; simplemente, los asumimos como un gaje del oficio, pero no nos damos cuenta de que nuestra productividad disminuye cuando trabajamos con documentos en papel.

¿Dónde  almacenar los documentos digitalizados en tu empresa?

Una vez que hayas dado el paso a la digitalización de documentos en tu empresa puedes almacenar tus documentos en la nube de manera segura y ahorrar costes:

En papel, tecnología y espacio disponible; no necesitas servidores internos, ni tener que estar almacenando la información en el ordenador de cada empleado.

Menos costes, más productividad, podrás localizar más fácilmente tus ficheros y controlarlos cuando los necesitas.

Máxima seguridad en la nube: a lo mejor te da miedo la nube, sin embargo tener los documentos en papel plantean numerosos peligros y pérdidas de información absoluta, mientras que en digital puedes tener una copia de seguridad teniendo tus datos a salvo siempre.

Tu empresa necesita dar este paso para mejorar su competitividad y optimizar sus procesos internos. Es hora de tomar la decisión y dar el paso a la digitalización de documentos. Muchas empresas como la tuya ya lo han conseguido y ahora es tu turno.

Si quieres digitalizar tus documentos, en Digirey te invitamos a plantearnos tus preguntas a través de nuestro teléfono  81 8343 6500 o escribirnos un mensaje. ¿Hablamos? Estamos listos para atenderte.