Impresoras para despachos de abogados, ¿qué modelo elegir?

En México, el sector legal siempre se ha caracterizado por ser muy resistente al cambio; sin embargo, en una era digital donde los avances tecnológicos surgen sin cesar para hacer más eficiente al ser humano y sus actividades, es imposible no evolucionar en sus herramientas, como las impresoras para despachos de abogados.

Los despachos de abogados no son más que una empresa, un negocio, donde se organizan un equipo de profesionales jurídicos especializados en distintas áreas del derecho (mercantil, penal, laboral, corporativo, administrativo, de propiedad intelectual), que tienen como finalidad prestar un servicio eficiente en la materia con respaldo de asociados con experiencia.

Algunos despachos o bufetes de abogados tienen más o menos socios, algunos se centran en alguna rama del sector jurídico, otros tienen más variedad de especialistas, pero si hay algo en común que tienen absolutamente todos, es el gran volumen de documentos que utilizan en papel, porque si, a pesar de los avances tecnológicos y de que se pueden editar y enviar archivos de este estilo desde cualquier móvil o computador, básicamente siempre es necesario imprimirlos y muchas veces también fotocopiarlos, por tema de formalismos legales, seguridad y demás.

Ahora bien, ¿qué tan importante puede ser esto de la impresión de documentos en un despacho de abogados? Se puede hacer una hipótesis como ejemplo que sugiera que: en un bufete, un abogado especialista en materia penal está atendiendo un caso presencial con sus clientes en la sala de reunión y deciden hacer algunos cambios en la redacción de los documentos en revisión; por supuesto, las correcciones se realizan rápidamente en una computadora portátil, pero resulta necesario reimprimir los documentos para su entrega, ya que deben contar con la firma manual y el sello húmedo de los clientes antes de presentarlos al juzgado, pero, la impresora del despacho está dañada y no han podido arreglarla, por lo que tendrá el abogado en cuestión que guardar el documento en un dispositivo USB y buscar un sitio de impresiones, además de concertar una nueva cita con los clientes para la firma (en la que nuevamente podría haber cambios), retrasando así, la entrega formal de ese papeleo, y cuyo retraso puede implicar sanciones legales al caso en proceso. Si, así de importante es.

Quedando claramente definida la necesidad de tener una impresora en todo despacho de abogados, surge una nueva variante, ¿qué tipo de impresora necesita el sector legal?

Multifuncionales e impresoras ideales para despachos de abogados

Lo primero a definir en este caso es que una impresora es un equipo periférico de salida de una computadora que reproduce a través de una alta tecnología, imágenes o texto en medios físicos (comúnmente papel). En cuanto a las multifuncionales, se puede decir que son equipos de oficina más complejos que integran varias funciones, ya que no se encargan solo de imprimir, sino también de escanear documentos, fotocopiarlos e incluso a veces enviarlos por medio de fax.

En los últimos años, las impresoras multifuncionales han tomado popularidad y se han vuelto casi indispensables en cualquier oficina, especialmente las jurídicas. No obstante, existen muchos modelos de impresoras y multifuncionales que pueden adaptarse a las necesidades del sector legal, por lo que lo primero a analizar es si realmente se necesita solo imprimir o se requieren otras funciones; probablemente, en un despacho de abogados se vayan por la segunda opción, pues es muy común allí escanear documentos, sacar múltiples copias de contratos, enviar faxes.

Este tipo de impresoras se caracteriza por agregar al equipo de oficina, habilidades que simplifican y optimizan el trabajo a realizar. Tienen puertos USB, conexión wifi, alta capacidad de impresión (hasta 27 páginas por minuto), alta calidad y resolución de impresión, tamaños compactos, pueden ser de inyección y tinta o de tecnología láser (tóner), son compatibles con muchos productos y marcas a la hora del mantenimiento de consumibles, y más.

 Pero, ¿cuál sería el modelo a elegir para un despacho de abogados? Investigando en internet, pueden encontrarse al menos diez opciones en todos los portales que cumplen con los requisitos deducidos (láser, tinta, color, negro, cartuchos y costes, conectividad, velocidad, resolución, memoria), pero, de esas diez, tres destacan para plantearlas en análisis de opción.

1- Kyocera M3145dn. Multifuncional láser monocromática (impresión en negro), con pantalla táctil, gran velocidad de impresión, formato carta, oficio y legal, memoria de 1GB, conexión WIFI opcional.

2- Canon IRA-5271F. Multifuncional láser monocromo, buena velocidad y resolución, formato carta, oficio y legal, memoria de 3GB, conexión WIFI.

3- Kyocera TASKalfa 308ci. Multifuncional monocromática, buena velocidad, excelente resolución, formato doble cara, memoria de 1.5GB, conexión WIFI.

Las tres son sin duda alguna, excelentes opciones para cualquier despacho de abogados, ya que son multifuncionales con velocidades de impresión que ayudan a optimizar la imprenta o fotocopia de volúmenes de documentos aún con una resolución adecuada para el entendimiento claro de los textos, utilizan conexión WIFI ideal para que todos los abogados que hacen parte del bufete puedan enviar la orden de impresión desde sus ordenadores y oficinas privadas, y mejoran la experiencia de la impresión con modelos compactos y modernos acordes al formalismo y pulcritud popular del sector. Sin embargo, siempre es recomendable consultar con especialistas como Digirey antes de tomar una decisión tan importante, la atención personalizada de un caso, nunca está de más.

Como si fuera poco, hay otra incógnita latente, ¿para un bufete de abogados resulta mejor rentarlas o comprarlas?

¿Rentar o comprar una impresora para un despacho de abogados?

Las ventajas y desventajas se pueden analizar de la siguiente manera:

Si un bufete de abogados COMPRA una impresora o multifuncional para su oficina, hará una inversión única que además constituirá un activo (equipo de oficina) en la empresa, teniendo así todos los derechos sobre el mismo. De la misma manera, estarían bajo responsabilidad de la empresa, el mantenimiento, reparaciones y averías, y seguramente para algunos, la inversión total de la compra e instalación del equipo, pueda desajustar un poco el presupuesto.

Si por otro lado, el bufete decide RENTAR una impresora o multinacional, es probable que el paquete de renta incluya todos los servicios de mantenimiento de consumibles y reparaciones. Además, al terminar los contratos, el despacho puede elegir en el catálogo de la empresa que ofrece el servicio de renta, una opción mejor y más avanzada de acuerdo a sus necesidades, no tendría que comprar una impresora nueva, solo tendría que renovar con un contrato diferente por un modelo diferente, menos complicado. Pero, siempre hay un pero, la empresa debería pagar entonces una cuota mensual de sus ganancias al renting.

Pese a esto último, en un lugar donde el equipo de trabajo está compuesto por profesionales especializados en el derecho, que carecen de tiempo para ocuparse de reparaciones y que requieren un servicio de impresión totalmente óptimo y eficiente, sin preocuparse por la seguridad, mantenimiento, cambio de consumibles del equipo, la mejor opción actualmente es acudir al servicio de renta, y que mejor que hacerlo de la mano de gente como Digirey que tiene más de 35 años especializándose en la materia, buscando las mejores soluciones a sus aliados, brindando confianza y tranquilidad en el trabajo.