¿Qué es una impresión confidencial?
¿Qué es una impresión confidencial?
Hoy en día, es fundamental tener los datos confidenciales de la empresa. Al enviar a imprimir documentos confidenciales puede ser de alto riesgo, puesto que cualquier persona puede verlo aún si no tiene la autorización para hacerlo. Por suerte, existe la impresión confidencial que evita que los documentos caigan en manos de quien no debe.
A lo largo de este artículo, conoceremos más a detalle de que trata la impresión confidencial y porque es importante implementarlo en las empresas.
Impresión confidencial ¿Qué es?
La impresión confidencial es una opción que puede configurarse generalmente en las impresoras de empresas, ya que permite mantener asegurados los documentos al momento de la impresión.
Con tan solo configurar una contraseña en la impresora es posible conseguir la confidencialidad de los documentos. La contraseña puede asignarse al momento de realizar la impresión y así mismo, es necesaria la autenticación del usuario para continuar.
Al elegir la opción de impresión confidencial, el archivo se enviará normal a la impresora, sin embargo, quedará en espera hasta que llegues e introduzcas la contraseña asignada. Una vez realizado este paso, podrás obtener la copia impresa completamente.
En cuanto sea retirado de la bandeja de impresión el documento, nadie podrá revisarlo y, por tanto, la información permanecerá protegida.
Este procedimiento es de gran ventaja, puesto que no será necesario correr hasta la impresora para retirar el documento, inclusive puedes tomarte el tiempo para la impresión, ya que si no colocas la contraseña, el documento no se imprimirá.
Razones para imprimir documentos confidenciales
Como hemos mencionado anteriormente, la principal ventaja es que asignándole una contraseña a la impresión, es posible proteger la información privada.
Por otro lado, otras de las ventajas a recalcar es que la impresión confidencial permite controlar las impresiones que se llevan a cabo en la empresa, por lo que se consigue una reducción de costos.
Así mismo, las impresiones también se pueden configurar y personalizar para cada persona que necesite imprimir documentos. Esto quiere decir, es que es posible poner un control en la impresora para limitar las impresiones para cada usuario, por lo que cada persona que necesite imprimir podrá obtener un número de copias impresas según cada archivo o documento.
Consecuencias de no contar con impresión confidencial
- Disco duro de la impresora: las impresoras contienen un disco duro donde se procesan todo tipo de información que se imprimen, escanean, copian, entre otros. Si este disco duro no se protege, es probable que la información contenida allí pueda llegar a manos de un hacker y robe todos los datos.
- Seguridad a las impresoras multifuncionales: las impresoras multifuncionales también deben estar protegidas, ya que todos los documentos de dicha impresora también pueden ser gestionados por un hacker, pudiendo acceder a todas las funciones.
- Riesgos en la red empresarial: cuando se envían archivo a una misma red como las que funcionan en las empresas, estos pueden colocarse en cola del servidor, quedando desprotegido ante la mayoría de los usuarios. De esta manera, pueden robar datos confidenciales muy fácilmente.
Recomendaciones para imprimir datos seguros
- Protege la red: las impresoras necesitan de limitaciones en cuanto al acceso de la red, ya que de esa forma se evita la entrada de virus o troyanos.
- Proteger todos los dispositivos de impresión: es de vital importancia proteger los dispositivos de impresión, ya que si existe alguna violación de datos, la empresa tiene el deber de demostrar que se han aplicado las medidas de seguridad en los dispositivos.
- Asegurar los documentos: los documentos pueden ser asegurados con el uso de firma digital, marca de agua o mediante la encriptación, para evitar que sean usados sin autorización.
- Realizar auditoria: es recomendable utilizar las herramientas de auditoria para gestionar la identidad de cada usuario, las funciones realizadas, los documentos a los que tiene acceso, entre otros.
- Asegurar el acceso: el sistema de autenticación de usuario puede controlar aquellas impresiones que no han sido reclamadas, evitando que varios archivos o documentos queden en la bandeja de la impresora.
- Vigila el papel: la acción de restringir el acceso al papel puede reducir el robo de información.
- Modifica la contraseña: por lo general, las impresoras vienen con contraseña predeterminada que puede ser fácil de adivinar. Para ello, es necesario establecer una contraseña segura para ese dispositivo.
- Utilizar un equipo seguro: procure que el dispositivo de impresión disponga de las características de seguridad para la empresa. Así mismo, puede optar por un equipo que contenga un bloqueo de configuración para evitar que un usuario cambie la configuración.
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